Τον καταμερισμό εργασίας τον ξέρεις ήδη, αλλά πόσες φορές βγαίνεις εκτός προγράμματος;
Για το multitasking τα έχουμε ξαναπεί. Μπορεί κάποιοι να το θεωρούν προσόν αλλά η αλήθεια είναι ότι μόνο αντιπαραγωγικό θα σε κάνει, οπότε φρόντισε να κάνεις κάθε φορά από ένα πράγμα, αν θες να το κάνεις σωστά.
Σύμφωνα με έρευνα σε 350 επιχειρήσεις στις ΗΠΑ το μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου σε μια δουλειά είναι το e-mail και τα κοινωνικά δίκτυα σε ποσοστό 57%, το τηλέφωνο και τα σχόλια συναδέλφων σε ποσοστό 17% και οι επαγγελματικές συναντήσεις σε ποσοστό 9%.
Αντί λοιπόν να αφιερώνεις την περισσότερη ώρα της ημέρας σ̶τ̶ο̶ ̶F̶a̶c̶e̶b̶o̶o̶k̶ σε emails, μπορείς απλά κάποια μέρα της εβδομάδας να βρεις λίγο χρόνο για να κάνεις όλα αυτά τα πράγματα, που απαιτούν την πλήρη συγκέντρωσή σου. Και κάν' τες δύο μόλις πιάσεις το νόημα. Έτσι τις υπόλοιπες θα είσαι συγκεντρωμένος μόνο στο καθημερινό αντικείμενο εργασίας και δεν θα χάνεις τα deadlines σου.
Πώς θα ορίσεις την focus day
Το να ορίσεις μια ημέρα την εβδομάδα που θα συγκεντρώνεσαι σε συγκεκριμένα πράγματα δεν σημαίνει απαραίτητα ότι όλη την υπόλοιπη θα κάνεις μόνο ένα πράγμα, αλλά ότι θα έχεις 3-4 ώρες χωρίς να σε διακόψει κανείς. Αυτό που ξεχωρίζει τη συγκεκριμένη τεχνική από τον λεγόμενο καταμερισμό εργασίας είναι ότι η ημέρα που θα ορίσεις ως focus day δεν θα αλλάζει, ανεξάρτητα τι μπορεί να προκύψει. Όταν δεν έχεις μια τέτοια στο πρόγραμμα σου όλες οι άλλες ημέρες γίνονται πιεστικές.
Μακριά από Δευτέρες και Παρασκευές
Μην δεσμεύεις την πρώτη ή την τελευταία ημέρα της εβδομάδας στη δουλειά, γιατί αφενός αυτές, λογικά, θα είναι οι πιο πιεστικές και αφετέρου κάποια επείγοντα ζητήματα απαιτούν την προσοχή σου άμεσα, όποια στιγμή κι αν προκύψουν. Καλύτερα, λοιπόν, να προτιμήσεις την Τρίτη ή την Τετάρτη και να αφιερώνεις τις ώρες που απαιτούνται για την τακτοποίηση των ζητημάτων της δουλειάς, όπως είναι τα reports, τα εσωτερικά meetings και οι εξωτερικές συναντήσεις.
Εξασφάλισε τη συνεργασία της ομάδας
Ακόμη και αν δουλεύεις σε κάποιο ατομικό project, θα χρειαστεί να έχεις την κατανόηση της υπόλοιπης ομάδας. Πρέπει να καταστεί ξεκάθαρο το πότε δεν είσαι διαθέσιμος, για να μην σε διακόπτουν. Ωστόσο φρόντισε να τους ενημερώσεις γιατί αυτές οι λίγες ώρες απομόνωσης είναι σημαντικές για σένα και γιατί όχι να ενθαρρύνεις και τους ίδιους να ορίσουν μια τέτοια ημέρα. Έτσι θα αυξηθεί και η δική τους παραγωγικότητα.
Βρες τον χώρο σου
Η focus day δεν σημαίνει ότι πρέπει να είσαι απαραίτητα στο γραφείο. Περισσότερο θα σε βοηθούσε να την περνάς στο σπίτι, αν υπάρχει αυτή η ευελιξία από την δουλειά σου, σύμφωνα με την ειδικό σε θέματα παραγωγικότητας Gloria Marks. Διαφορετικά μείνε στο γραφείο σου και ενημέρωσε τους συναδέλφους ότι για λίγες ώρες θα είσαι απασχολημένος με κάτι σημαντικό.
